Funil de prospecção em planilha: as colunas mínimas antes de usar CRM
Monte um funil de prospecção em planilha com 8 colunas, estágios claros e revisão semanal. Serve para contador, oficina ou agência pequena.
Um funil de prospecção em planilha funciona quando tem poucas colunas, estágios que dizem qual é o próximo passo e uma revisão fixa toda semana. Oito colunas bastam para um contador, uma oficina ou uma agência pequena saberem com quem falar hoje, quem está parado e o que já virou cliente. O resto é detalhe que você só precisa quando a planilha começar a atrapalhar.
As 8 colunas mínimas
Cada coluna responde a uma pergunta que você faria de qualquer jeito:
- Empresa: o nome, com o CNPJ ao lado se você tiver, para não confundir matriz e filial.
- Contato: quem você abordou, com cargo.
- Canal: telefone, WhatsApp, e-mail ou visita. Mostra, com o tempo, qual funciona melhor para você.
- Origem: de onde veio o lead (lista por ramo, indicação, mapa, evento).
- Estágio: em que ponto da conversa ele está (veja abaixo).
- Último contato: a data, não "semana passada".
- Próximo passo: uma ação concreta, como "mandar proposta".
- Data do próximo passo: é a coluna que faz a planilha funcionar.
Se faltar a coluna 8, você tem uma lista de nomes. Com ela, você filtra por "data menor ou igual a hoje" e tem a sua agenda do dia.
Estágios: quatro bastam
Estágio demais vira burocracia. Quatro cobrem a maior parte dos negócios pequenos:
- Para abordar: está na lista, ninguém falou com a empresa ainda.
- Em conversa: houve resposta, mesmo que seja "me manda depois".
- Proposta enviada: existe um valor na mesa esperando decisão.
- Fechado ou perdido: encerra a linha. Anote o motivo em uma coluna extra se quiser aprender com os perdidos.
A regra é que cada estágio tenha um critério objetivo de entrada. "Em conversa" é quando a pessoa respondeu, não quando você acha que ela gostou.
A revisão semanal de 20 minutos
A planilha só é útil se alguém olhar para ela em hora marcada. Reserve um horário fixo, por exemplo sexta de manhã, e passe por estas perguntas:
- Quais linhas têm data de próximo passo vencida? Faça a ação ou mude a data com uma razão.
- Quem está em "Em conversa" há mais de duas semanas sem contato? Faça o toque ou encerre. Veja quantas vezes tocar antes de desistir.
- Quantas empresas novas entraram em "Para abordar"? Se a coluna está secando, falta lista, e o problema está antes do funil.
- O que fechou ou foi perdido? Mova para fora da aba principal, para a lista ativa continuar curta.
Quando a planilha começa a atrapalhar
Não existe um número mágico, mas alguns sinais mostram que a planilha chegou ao limite:
- Você perde tempo procurando a última conversa de um lead.
- Duas pessoas editam a mesma planilha e uma sobrescreve a outra.
- Você já esqueceu um retorno que estava anotado, porque ninguém olhou a coluna certa.
- A lista passou de algumas centenas de linhas ativas e filtrar ficou lento.
Qualquer um desses é motivo para migrar para um painel visual. Quem prefere esse formato pode ler como organizar leads num funil visual. Se a migração for para um CRM, leve o que a planilha ensinou: estágios simples e sempre um próximo passo com data.
Erros comuns
Colunas demais. Quem cria 25 colunas no primeiro dia para de preencher na segunda semana. Comece com oito.
Estágios vagos. "Quente" e "morno" mudam conforme o humor. Prefira estágios que descrevem o fato: respondeu, recebeu proposta.
Sem a data do próximo passo. É o erro mais caro. Muito lead some porque ninguém voltou a falar com ele, não por falta de interesse. Para o caso em que o lead já esfriou, veja os sinais antes de sumir.
Planilha sem alimentação. Funil bem organizado com poucos leads não paga conta. A linha "Para abordar" precisa de empresas novas toda semana. Uma meta semanal de prospecção ajuda a saber quanto colocar.
Onde o Prospek entra
A planilha organiza quem você já tem. Para encher a primeira coluna, o Prospek ajuda a montar a lista de empresas por ramo (CNAE) e cidade, e salva os leads num funil visual, para você não digitar tudo à mão. Mas o método acima funciona com ou sem ferramenta: o que importa é que cada lead tenha um estágio, um próximo passo e uma data.